Es gibt zwei Arten, mit Textverarbeitungen Texte zu schreiben. Eine ist zumindest für die redaktionelle Weiterverarbeitung höchstgradig ungeeignet, da sie vermeidbare redaktionelle Meharbeit verursacht. Die beiden Formatierungen sind
- Optisch formatierte Texte
- Strukturell formatierte Texte.
Meist bekommt man Textdokumente, die „optisch formatiert“ sind, das heißt, es kommen zum Einsatz:
- Doppelte Zeilenumbrüche statt Absatzformatierungen
- Fettdruck und Änderung der Schriftgröße zur Kenntlichmachung von Überschriften statt hierarchischer Dokumentstrukturierung – etwa mithilfe der Gliederungsansicht von Microsoft Word und Anwendung einer Formatvorlage, die dann u.a. die Überschriftenformatierung mit übernimmt.
- Kenntlichmachung von ungeordneten Listen durch Rauten oder manuell gesetzte Punkte statt Anwendung des entsprechenden Textverarbeitungs-Listenformats.
- Kenntlichmachung von geordneten Listen durch manuell gesetzte Zahlen, Punkte und schließende Klammern statt Anwendung des entsprechenden Textverarbeitungs-Listenformats.